Fallverwaltung, Terminplanung, Doku und Berichte – an einem ruhigen Ort. Vorschläge werden per Klick zu festen Terminen. Von Pädagog:innen entwickelt, die den Alltag kennen.
Vom ersten freien Slot bis zum Bericht ans Jugendamt. Klicken statt tippen, sehen statt suchen.
Wochenraster mit Ampel je Zeitfenster – Raum und Fachkraft in einem Blick. Noch am Telefon: Fallinfos festhalten, Termin zusagen, Platz halten. Aufnahme-Check, Vormerkungen und Angebote liegen auf einer Seite.
famloop plant den ganzen Fall vor – abgestimmt auf alle Verfügbarkeiten. Ein Klick macht Vorschläge zu festen Terminen. Und wo einmal kein Vorschlag passt, hängt der Termin samt Puffer am Mauszeiger: hinsetzen, fertig. Sitzt die Familie daneben, geht es auch andersherum: Kalender auf, Tag wählen, Zeit wählen – der Termin steht.
Jeder Termin mit Raum, Begleitung und Übergabe-Puffer. Keine Doppelbelegung, alle Beteiligten automatisch informiert.
Geführte Beobachtungsfelder, Schnellbuttons und Einschätzung per Schieberegler – die Grundlage für jeden Bericht.
Aus den Dokus entsteht der Bericht – nur aus §65-freigegebenen Einträgen. Prüfschritt, dann PDF direkt ans Jugendamt.
Kein Download, keine Installation. Fachkräfte dokumentieren unterwegs, prüfen Auflagen direkt vor Ort und haben ihre Fälle in der Tasche.
Jede Funktion, die den Alltag begleiteter und beschützter Umgänge trägt – kurz und griffbereit.
Jede Fachkraft hat eine eigene Startseite, die alles zusammenzieht, was an ihr hängt – über beide Bereiche hinweg. Oben „Was auf Sie wartet": Postausgang, Anrufe, Rückmeldungen aus dem Klienten-Portal, fehlende Tagesdokus, Berichte, Monatsabschluss, Vertretungsanfragen, Urlaub und Krankheit – jede Zeile mit Zahl und Sprung direkt dorthin. Darunter die eigenen Termine der nächsten Tage. Daneben der Stand der eigenen Abrechnung (Fachleistungsstunden) und das Urlaubskonto. Kein Abgehen des Menüs mehr, um zu sehen, ob irgendwo etwas liegt.
Neue Kolleginnen und Kollegen lernen FamLoop nicht aus einem Handbuch, sondern indem sie jemandem zusehen. Deshalb liegen die Erklärfilme im Programm selbst, unter Mitarbeiterbereich → Nachschlagen → Erklärvideos – kein Portal, kein Login woanders, kein YouTube. Jeder Film zeigt die echte Oberfläche und erklärt sie Schritt für Schritt; eine Kapitelliste daneben springt direkt zu der Stelle, die man gerade sucht. Vor dem Abspielen fragt FamLoop, in welcher Sprache die Untertitel laufen sollen – Deutsch, Persisch oder Ukrainisch, mit einem großen Knopf statt einem Zahnrad im Videoplayer. Denn in der Familienhilfe arbeiten längst nicht nur Muttersprachlerinnen, und wer eine Software neu lernt, soll das nicht zusätzlich in einer Fremdsprache tun müssen. Die Wahl merkt sich das Programm fürs nächste Mal. Bisher zwei Filme: Mein Arbeitsplatz geht die persönliche Startseite Kachel für Kachel durch; Urlaub beantragen, krank melden zeigt alle drei Wege in den Abwesenheitsbereich und danach den ganzen Vorgang – vom Aufziehen des Zeitraums im Kalender bis zu der Frage, warum eine Krankmeldung sofort gilt und ein Urlaubsantrag erst nach der Freigabe. Die Reihe wächst mit dem Programm. Unter jedem Film steht der gesprochene Text zum Mitlesen – nach Kapiteln geordnet, die aktuelle Zeile wandert beim Abspielen mit, und ein Klick auf eine Zeile springt an genau diese Stelle. Vor allem aber lässt er sich durchsuchen: ein Wort eintippen, und übrig bleiben die Stellen, an denen es fällt. Ein Video ist zum Zusehen gut und zum Nachschlagen schlecht – durch vierzehn Minuten spult niemand, um eine Regel wiederzufinden. Der Text folgt derselben Sprachwahl wie die Untertitel.
Wer im Außendienst arbeitet, führt seinen Kalender auf dem Handy. Stünden die Diensttermine nur in FamLoop, würde daneben ein zweiter Kalender gepflegt – und einer von beiden ist immer falsch. Deshalb abonniert das Handy den Dienstkalender: Umgänge, Termine in den Familien, Teamsitzungen und der eigene Urlaub stehen im gewohnten Kalender, jeder Eintrag mit Name, Uhrzeit und Ort. Ändert sich in FamLoop etwas, ändert es sich dort mit – ohne dass jemand etwas tut. Die Einrichtung ist der eigentliche Punkt: Am Bildschirm steht ein großer QR-Code, man hält die Handykamera drauf und tippt auf den Hinweis. Auf dem Handy erscheint ein einziger grüner Knopf – die Seite weiß, ob sie ein iPhone oder ein Android-Gerät vor sich hat, und bietet nur den Weg an, der dort funktioniert. Kein zweites Passwort, keine Einstellungen, kein Anmelden auf dem Handy. Anschließend wartet die Seite, bis das Handy den Kalender wirklich abgeholt hat, und meldet grün zurück: Geschafft – denn „hat es geklappt?“ ist die einzige Frage, die danach noch zählt. Der Kalender zeigt, er ändert nicht: Verschoben und abgesagt wird weiter in FamLoop, damit Raum, Kollegin und Familie zusammenpassen. Und weil der Link der Schlüssel zu den eigenen Terminen ist, lässt er sich jederzeit erneuern – ein verlorenes Handy bekommt ab da nichts mehr. Auf Android geht es noch einen Schritt direkter: Ein abonnierter Kalender wird von Google nur ein- bis zweimal am Tag abgeholt – ein heute verschobener Termin stünde also erst morgen richtig da. Wer stattdessen sein Google-Konto verbindet (ein Tipper, der Anmeldebildschirm, den jedes Android-Handy kennt), bekommt Änderungen binnen einer Minute. FamLoop legt dort einen eigenen Kalender „FamLoop“ an und schreibt nur in diesen – die privaten Termine der Fachkraft sieht FamLoop nicht, auch nicht lesend. Das ist keine Zusicherung auf dem Papier, sondern der engste Zugriff, den Google überhaupt vergibt.
Einen neuen Fall legt man der Reihe nach an, nicht auf einer endlosen Seite: Beteiligte, Rahmen, Verfügbarkeit, Prüfen. Im ersten Schritt reicht der Name – Telefon, Geburtsdatum und Anschrift lassen sich jederzeit nachtragen, und was fehlt, steht als Hinweis an der Person. Was fast immer gleich ist – Kennenlerngespräch, Elterngespräche, Berichtsturnus – liegt hinter „Erweiterte Einstellungen", die geltenden Werte als Schilder daneben. Die Verfügbarkeit wird gemalt statt getippt: Person auswählen, mit Maus oder Finger über die möglichen Zeiten im Wochenraster streichen, noch einmal darüberfahren nimmt sie weg. Vorlagen je Rolle („Nach der Schule", „Mo–Fr 9–17") füllen eine ganze Woche mit einem Klick, beim Kind zusätzlich „Umgangsgeber übernehmen". Mehrere Zeitfenster am selben Tag sind selbstverständlich – vormittags und noch einmal spätnachmittags. Unter dem Raster steht sofort, wann alle gemeinsam können, und wenn es keine Überschneidung gibt, steht auch das da – lange bevor die Terminsuche es merken würde. Ist ein schulpflichtiges Kind dabei, ist der Vormittag werktags schraffiert. Der letzte Schritt fasst alles zusammen, jede Zeile mit „ändern" zurück an die richtige Stelle.
Eine Familie braucht vollständige Angaben, damit die App für sie arbeiten kann: ohne Geburtsdatum greift die Schulkind-Regel nicht, ohne Verfügbarkeit findet die Planung keinen Termin, ohne Telefon oder E-Mail erreicht niemand die Beteiligten, ohne Aktenzeichen fehlt der Rechnung ihr Bezug. FamLoop prüft das über alle Familien einer Fachkraft und stellt jede Lücke als Aufgabe auf den Arbeitsplatz – mit einem Klick direkt auf das fehlende Feld, nicht nur auf die Akte. Zwei Stufen: was zwingend nötig ist, und was fehlen darf, aber nicht sollte.
Rückfragen liefen bisher per Handy, Zuruf oder Privatnachricht – also an der Dokumentation vorbei. In FamLoop stehen die Nachrichten ganz oben auf der Startseite jeder Fachkraft: links die Unterhaltungen, rechts der Faden. Ganz oben die Teamleitung als Rolle (wer gerade Leitung hat, liest mit), darunter jede Kollegin und jeder Kollege als Person – so, wie man es vom Handy kennt, nur im Haus: ohne E-Mail, ohne Handynummer, für beide Seiten nachlesbar. Die Reihenfolge folgt dem Arbeitstag: ganz oben die Teamleitung, darunter die Gruppen, dann wer zuletzt geschrieben hat, dann alle übrigen nach Namen. Ungelesenes steht in seinem Abschnitt zuoberst und als Zahl im Menü. Die Leitung hat dafür einen Eingang: alles, was ans Team geschrieben wurde, in einem Verlauf mit dem Namen an jeder Nachricht – ein Klick auf Antworten richtet die Antwort an die richtige Fachkraft. Gruppen gibt es auch: Name eintippen, Namen ankreuzen – „Familie Mustermann – Tandem", „Bereitschaft Wochenende". Alle Mitglieder lesen dasselbe, jede Antwort steht bei allen, und wer nicht dabei ist, sieht sie nicht – auch die Leitung nicht. Auch der Rest liest sich wie gewohnt: Der Verlauf ist nach Heute, Gestern, Vorgestern und Datum unterteilt, und an der eigenen Nachricht steht ein Haken für angekommen, zwei blaue für gelesen. Emoji gehören dazu, und ein @ nennt einen Klienten beim Namen: Aus „wegen Familie Mustermann" wird ein Link direkt in die Fallakte – vorgeschlagen wird nur, was die schreibende Person auch sehen darf.
Ganz oben im Menü ein Suchfeld: Klientennamen eintippen, Treffer klappen direkt darunter auf. Gesucht wird über alle Fälle – aktive ebenso wie pausierte, beendete und Entwürfe – über Namen aller Beteiligten, Falltitel und Aktenzeichen. Ein Klick führt in die aufgeklappte Fallakte.
Wer den Kalender öffnet, sucht meistens zuerst einen Menschen und nicht eine Uhrzeit. Deshalb steht über der Wochentag-Leiste eine Zeile mit den eigenen Klienten – wer heute dran ist, steht vorn, unter jedem Namen der nächste Termin. Ein Klick auf den Namen hebt genau dessen Termine im Tages- und Wochenkalender hervor, alles andere tritt zurück; ein zweiter Klick nimmt es wieder auf. Ein farbiger Punkt sagt, wie es um die Planung steht: grün = Termine stehen, gelb = nur noch einer, rot = keiner mehr. Liegt der nächste Termin in einer anderen Woche, führt ein Link direkt dorthin – gesucht werden muss er nicht.
Direkt unter dem Tagesplan die Fälle des gewählten Tages – Wochentag wechseln, Liste wandert mit. Kind, Status, nächster Termin auf einen Blick; per Filter (Fachkraft, Jugendamt, offene Aufgaben, Termin), Suche und Sortierung jederzeit auf den ganzen Bestand erweitert. Ein Klick führt zu Planung, Anwesenheit, Doku oder Bericht.
Alle Fälle untereinander auf einer gemeinsamen Zeitachse: feste Termine, Vorschläge, Gespräche, fehlende Doku, Abwesenheiten. So sehen Sie senkrecht, wo sich Termine ballen und bei wem die Planung ausläuft – mit Ampel „geplant bis" und Weiterplanen-Knopf je Fall. Such-, Filter- und Sortierfunktionen, gruppierbar nach Fachkraft, Jugendamt oder Umgangsform.
Jeder Termin trägt seine Art in der Ecke (BU, beU, bÜ, EG). Maus über einen Termin: Kind, Fachkraft, Beteiligte, Raum, Auflagen und Fall-Regeln als Kurzinfo. Klick: alles zu diesem Termin in einem Fenster – bewerten, umplanen, dokumentieren, informieren, Fall pausieren oder beenden. Ohne Umweg über die Fallakte.
Manches gilt nicht für den Fall, sondern nur für den Dienstag: „Mutter bringt den Bruder mit", „Übergabe ausnahmsweise am Seiteneingang", „Gesprächsbedarf mit dem Vater". Solche Notizen landeten bisher auf einem Zettel oder im Kopf. In FamLoop schreiben Sie sie direkt an den Termin – ein Klick auf den Termin, ein Feld, fertig. Der Termin trägt danach ein deutliches, pulsierendes (i): in seiner Kachel und noch einmal als Kreis darunter, neben Kontrolle und Dokumentation – in der Terminplanung, im Tagesplan und in der Wochenansicht. Überfahren genügt, um den Text zu lesen. Und wenn die Familie es wissen soll, geht der Hinweis mit zwei Klicks als E-Mail an ausgewählte Beteiligte: Datum, Uhrzeit und Raum als Bezug, darunter Ihr Satz – wie jede Mail erst über den Postausgang.
Zwischen zwei Terminen entsteht laufend Neues, das beim nächsten Mal gewusst sein muss: „Übergabe ab sofort am Seiteneingang", „Der Vater ruft vorher an", „Das Amt hat bis Ende September verlängert". Solche Absprachen landeten bisher in einem Freitextfeld, auf einem Zettel oder im Kopf – wer den Fall übernahm, wusste nicht, welche Zeile heute noch gilt. In FamLoop hat jeder Fall dafür einen eigenen Reiter: Text hineinschreiben, Notiz, Wichtig oder Dringend wählen, fertig. Die Liste steht chronologisch da, Dringendes oben, mit Name und Zeitpunkt daneben; was nicht mehr gilt, wird abgeschlossen und rutscht ins Archiv, statt gelöscht zu werden. Und morgens steht alles im Dashboard: unter dem Tagesplan je Termin des Tages die offenen Absprachen des Falls und die Notiz, die nur für diesen einen Termin gilt – samt Feld, um sofort etwas zu ergänzen, ohne die Akte zu öffnen. Termine mit etwas Dringendem fallen farblich auf. Übergaben zwischen Fachkräften und Vertretungen werden damit zur Selbstverständlichkeit statt zum Telefonat.
Dokumentation, die „später" gemacht wird, wird oft gar nicht gemacht. FamLoop zählt deshalb je Fall, wie viele vergangene Termine noch offen sind – weder bewertet noch dokumentiert – und lässt ab einer Grenze keinen weiteren Termin mehr anlegen, bis der Rückstand abgearbeitet ist. Die Grenze bestimmen Sie: ab drei offenen Terminen (Vorgabe), ab dem ersten, oder gar nicht. Der Hinweis sucht nicht, er führt: Ein Klick öffnet den ältesten offenen Termin, alle offenen sind in der Zeitleiste des Falls markiert, und sobald die Doku gespeichert ist, ist die Planung im selben Moment wieder frei. Und die Leitung erfährt davon, bevor daraus ein Problem wird: Bleibt ein durchgeführter Termin länger als drei Tage (ebenfalls einstellbar) ohne Doku, geht eine Information an die Teamleitung – mit Fall, Datum, zuständiger Fachkraft und der Zahl der offenen Tage, jeder Termin genau einmal. Die Fachkräfte selbst werden wie gewohnt täglich erinnert.
Nach dem Termin steht die Fachkraft im Flur oder sitzt im Auto. Das Doku-Fenster ist dafür gebaut: alles auf einem Blatt, auf dem Monitor zweispaltig (links die Einschätzung, rechts die Beobachtung), auf dem Handy untereinander — keine Schritte, keine Reihenfolge, kein Suchen. Die vier Achsen des begleiteten Umgangs werden angetippt statt geschoben: fünf benannte Stufen, das gewählte Wort steht daneben, ein zweiter Tipp nimmt die Angabe zurück. Darunter markiert ein Strich den Schnitt aller bisherigen Termine dieses Falls — Abweichungen fallen beim Eintragen auf, nicht erst im Bericht. Und „Wie beim letzten Mal" ist ein Knopf geworden: Vorher standen die Werte des Vortermins stillschweigend im Formular, und wer schnell speicherte, übernahm eine fremde Einschätzung ungeprüft. Das Wichtigste ist der Text, denn aus ihm entstehen die Berichte — und genau er blieb am ehesten leer. Deshalb trägt jetzt jeder angetippte Baustein seinen Satz bei sich: Aus „freudige Begrüßung" und „sucht Nähe" steht sofort „Mattis begrüßte den Vater freudig und suchte von sich aus Nähe." im Feld — schreiben heißt ergänzen statt anfangen. Wer selbst tippt, behält sein Feld; der Vorschlag wartet dann als Knopf. Die Textfelder stehen offen und fragen etwas („Wie war das Wiedersehen?"), darunter liegen antippbare Satzanfänge — einer davon für das wörtliche Zitat, das in Berichten am meisten wert ist — und ein Knopf fürs Diktieren. Unten sagt ein Satz, wie weit es ist: „Für den Bericht fehlen noch die Sätze", später „reicht für den Bericht". Blockiert wird nichts; der Abschlussknopf heißt ohne Text nur „Ohne Text schließen". Die Satzbausteine pflegen Sie im Back-Office selbst.
Teams sind längst nicht durchgehend deutschsprachig. Wer auf Persisch oder Ukrainisch denkt, schreibt in fünf Minuten drei brauchbare Sätze; auf Deutsch bleiben es zwei knappe — und genau die fehlen später im Bericht. In FamLoop stellt die Fachkraft über der Doku ihre Schreibsprache ein (Persisch, Ukrainisch, Russisch, Arabisch, Türkisch, Polnisch, Rumänisch, Englisch); Schreibrichtung und Diktat der Handytastatur richten sich danach. Ein Klick auf „Alles auf Deutsch" übersetzt die gesamte Doku auf einmal — Beobachtungen, Einschätzung, Vorkommnisse. Das Original bleibt gespeichert und ist mit einem Klick wieder sichtbar: Eine Doku ist eine Sozialdaten-Aufzeichnung, und wird eine Übersetzung später bestritten, muss nachvollziehbar bleiben, was die Fachkraft geschrieben hat. Namen der Familie verlassen den Server dabei nicht — sie werden vor dem Versand durch Marken ersetzt, wie beim KI-Berichtsentwurf. Gehört zum KI-Paket; ohne Buchung ist die Sprachwahl trotzdem zu sehen, mit Schloss und dem Satz, woran es liegt.
Ein Klick schaltet den Tagesplan auf die ganze Woche um: alle Tage nebeneinander an einer Zeitachse. Sie sehen sofort, wo sich Termine ballen und wo noch Luft ist. Kacheln zeigen Uhrzeit, Art, Kind und Fachkraft; ballen sich mehrere zur selben Zeit, fasst eine Sammelkachel sie zusammen, statt unlesbar schmal zu werden. Überfahren zeigt die Kurzinfo, Klick öffnet dasselbe Termin-Fenster wie im Tagesplan – ein Klick auf den Wochentag führt in dessen Tagesansicht.
Wenn jemand im Raum sitzt und fragt „wann sehen wir uns wieder?", hilft keine Serienplanung. Ein Knopf öffnet den Kalender: Jeder Tag trägt einen Punkt – grün heißt, es gibt eine freie Zeit, gelb heißt belegt, grau heißt Abwesenheit oder niemand hat Zeit; sichtbar, bevor Sie klicken. Ein Klick auf den Tag zeigt zwei bis vier fertige Zeitfenster mit Raum und Fachkraft, ein weiterer trägt den Termin ein – für Umgang, Eltern- oder Kennenlerngespräch. Geprüft wird mit denselben Regeln wie beim automatischen Planen, samt Schulzeiten und Fall-Pausen. Graue Tage lassen sich trotzdem antippen: Dort steht, was im Weg ist, und wo Raum und Begleitung frei sind, bekommen Sie Zeiten außerhalb der vereinbarten Verfügbarkeit angeboten – als Ausnahme gekennzeichnet. Mehrere Termine hintereinander sind der Normalfall; die Beteiligten erfahren alles gebündelt über den Postausgang, nicht als Mail-Salve.
Der kürzeste Weg zu einem Termin ist der direkte: In der Terminplanung eines Klienten fahren Sie über die Zeile eines Raumes – ein gestricheltes Feld zeigt, wo der Termin landen würde, samt Uhrzeit. Ein Klick, eine einzige Frage – Umgangstermin oder Elterngespräch? –, und der Termin steht im Tag, mit Raum, Fachkraft und Beteiligten. Beim Gespräch fragt FamLoop noch, mit wem: allen gemeinsam oder einem Elternteil. Passt die angeklickte Zeit nicht, steht im selben Fenster, was im Weg ist – keine Fachkraft im Dienst, Fachkraft schon verplant, kein passender Raum –, und darunter die Zeiten, die an diesem Tag frei sind; eine davon anklicken genügt. Der angeklickte Raum ist ein Wunsch: Ist er frei, wird er genommen, sonst sucht FamLoop einen anderen und sagt, welcher es wurde. Liegt der Tag in der Vergangenheit, öffnet derselbe Klick das Nachtragen-Fenster – ausgefüllt mit Tag, Uhrzeit und Raum.
„Abwesend melden" – wer übernimmt? Verfügbarkeits-Ampel, Zusage pro Termin.
In der Planung einer Familie genügt ein Klick auf den Namen an der Kachel, um zu ändern, wer den Termin macht; zwei Kolleg:innen tauschen über Kreuz, ohne dass die Seite neu lädt. Neben jedem Namen steht eine Ampel: frei, belegt bis 12:45, arbeitet dann nicht, selbst abwesend. Und wenn jemand den Fall ganz abgibt – Elternzeit, Wechsel, längerer Ausfall –, geht das in einem Zug: alle kommenden Termine auf einmal. FamLoop prüft dabei jeden einzelnen Termin gegen den Kalender der neuen Fachkraft, über alle Familien und beide Bereiche hinweg. Wo sie doppelt belegt wäre, steht die Frage direkt in der Zeile – „wer übernimmt an dem Tag?" – mit allen, die an genau diesem Tag können. Geblockt wird nichts: den Dienstplan macht die Leitung, nicht der Kalender. Abgerechnete Monate bleiben unangetastet, und an die Familien geht keine E-Mail – es ist eine Übergabe im Team, keine Umplanung.
Aus derselben Abwesenheitsmeldung, die schon die Vertretung auslöst, entsteht das Urlaubskonto: Anspruch aus dem Arbeitsvertrag (anteilig bei Ein- oder Austritt), Übertrag aus dem Vorjahr, eingetragener Urlaub, frei verfügbarer Rest. Gezählt werden Werktage ohne die Feiertage des jeweiligen Bundeslands, Heiligabend und Silvester als halbe Tage; Krankheit im Urlaub verbraucht keine Urlaubstage (§ 9 BUrlG). Die Tabelle zeigt die Rechnung, nicht nur das Ergebnis: Anspruch und Übertrag ergeben, was jemandem zusteht; davon geht ab, was eingetragen ist – schon genommen und noch bevorstehend –, und rechts steht, was frei bleibt, mit einem Balken je Person und einer Summenzeile fürs ganze Team. Zwei Knöpfe geben sie weiter: „Als PDF herunterladen“ liefert das Blatt mit Briefkopf, Stand und derselben Rechnung zum Ausdrucken und Ablegen, und „An die Buchhaltung senden“ schickt genau dieses Blatt mit einer Zusammenfassung an die Adressen, die Sie für die Abrechnung hinterlegt haben – auch außer Haus ans Steuerbüro. Wer aufs Blatt kommt, haken Sie in der Tabelle an (nichts angehakt heißt: alle), und auf Wunsch trägt jede Zeile eine leere Spalte „Korrektur“ samt Block für Bemerkungen, Datum und Unterschrift – damit die Buchhaltung Abweichungen dort vermerken kann, wo die Zahl steht. Im Anschreiben stehen vorangestellt die Fälle, bei denen jemand hinsehen muss: mehr eingetragen als zusteht, und ein Übertrag, den famloop nicht kennen kann. Daneben eine Jahresübersicht des ganzen Teams: wer wann weg ist und an welchen Tagen zu viele gleichzeitig fehlen.
Mitarbeitende beantragen Urlaub dort, wo sie ohnehin arbeiten – mit dem eigenen Urlaubskonto und dem Jahreskalender daneben. Der Antrag läuft die Kette entlang, die Sie einstellen: erst Teamleitung, dann Verwaltung, oder ganz ohne Freigabe. Jede Station bekommt eine E-Mail und sieht beim Entscheiden, wie viele Kolleg:innen in derselben Zeit schon weg sind. Eingetragen wird der Urlaub erst, wenn die letzte Station zugestimmt hat – vorher rechnet die Terminplanung nicht damit. Wer wann zugestimmt hat, steht am Antrag. Sonderurlaub läuft denselben Weg, mit einem Anlass-Katalog, den Sie selbst pflegen (Eheschließung, Geburt, Todesfall, Pflege …).
Eine Krankmeldung wird angezeigt, nicht genehmigt (§ 5 EFZG) – sie gilt sofort und steht in derselben Abwesenheit, aus der Vertretungsplanung und Fachleistungsstunden rechnen. Die Meldekette wird augenblicklich per E-Mail informiert, ohne Diagnose und ohne Beleg – und die Koordination erfährt es im selben Moment in der laufenden App: oben rechts erscheint ein Hinweis mit Name, Zeitraum und der Zahl der Termine, die jetzt eine Vertretung brauchen. Er erscheint in der Planungs-App wie im Back-Office und verschwindet nicht von allein – auch ein Seitenwechsel oder ein Neuladen räumt ihn nicht weg. Wegklicken muss man ihn: Vertretung planen führt nicht auf eine Liste, sondern direkt in die Vertretungsplanung dieser Abwesenheit, Verstanden legt ihn zu den Akten. Zu sehen bekommen ihn Koordination, Leitung und Administration – wer krank ist, ist eine Gesundheitsangabe und geht die an, die heute noch Termine umlegen müssen, und sonst niemanden. Wer morgens um sieben eine Krankmeldung bekommt, hat damit die Frage vor sich, die zählt: wer übernimmt die Termine? Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung lädt die Fachkraft als PDF dazu – ab wann sie gebraucht wird, stellen Sie ein (Vorgabe: mehr als drei Kalendertage). Sie liegt in der Personalakte und ist nur für die Person selbst und die Verwaltung sichtbar, nicht fürs Team. Fällt die Krankheit in den Urlaub, kommen die Tage zurück.
Heiligabend und Silvester als halbe Tage, Betriebsferien als Zeitraum: einmal je Jahr hinterlegt, auf Knopfdruck bei allen eingetragen. Der Lauf lässt sich vorher als Probelauf ansehen und gefahrlos wiederholen – wer im Zeitraum schon eine Abwesenheit hat, bleibt unberührt. Übertrag und Verfallstag stellen Sie selbst ein (Vorgabe: höchstens 10 Tage bis zum 31.01., § 7 Abs. 3 BUrlG kennt den 31.03.). Was verfällt, sagt famloop rechtzeitig – mit dem Paragraphen dazu.
Ein Jahreskalender mit zwölf Monatszeilen zeigt jeden Tag als Kästchen – Urlaub, halber Tag, Krankheit, Fortbildung, Feiertag, Zeit vor dem Eintritt. Darunter das Urlaubskonto und ein Ausblick auf den Jahreswechsel: wie viele Tage noch offen sind, wie viele übertragen werden dürfen und wie viele verfallen würden. Neue Zeiträume werden direkt dort eingetragen – beim Ausfüllen steht schon da, wie viele Urlaubstage sie kosten und ob der Rest reicht.
Wer Personal macht, braucht nicht eine Akte, sondern einen Auszug: mehrere Teammitglieder, ein frei gewählter Zeitraum, ausgewählte Arten. Sie klicken die Namen an – oder lassen es bei „alle" –, wählen den Startmonat und die Länge (ein Monat bis ein Jahr, mit Schnellwahl für „letzte 3 Monate" oder „laufendes Jahr") und entscheiden, ob Urlaub, Krankheit, Kind krank, Fortbildung, Sonderurlaub oder alles zusammen zu sehen sein soll. Oben steht der Kalender: je Monat eine Zeile pro Person, jeder Tag ein farbiges Kästchen mit Kürzel, Wochenenden und die Feiertage des jeweiligen Bundeslands abgesetzt, am Zeilenende die Tage des Monats. Darunter die Aufstellung Zeitraum für Zeitraum – Art, von, bis, Kalendertage, Arbeitstage, Bemerkung – je Person mit ihrem Urlaubskonto und einer Summe über alles. Wer im Zeitraum durchgehend da war, steht als Name in einer Zeile statt als leere Kalenderzeile. Zwei Knöpfe geben das Ganze weiter: „Als PDF herunterladen" liefert das Blatt quer auf A4 mit Briefkopf, Kalender und Aufstellung – zum Ausdrucken und Ablegen –, und „An die Buchhaltung senden" schickt genau dieses Blatt mit einer Zusammenfassung an die Adressen, die Sie für die Abrechnung hinterlegt haben, auch außer Haus ans Steuerbüro. Gezählt wird mit denselben Regeln wie überall sonst: Werktage ohne Feiertage, 24. und 31. Dezember halb, und Krankheit im Urlaub verbraucht keine Urlaubstage (§ 9 BUrlG). Zur Art einer Erkrankung steht nirgends etwas. Und ganz oben steht, was heute zählt: die Anträge, die auf Ihre Freigabe warten – zustimmen oder ablehnen samt Anmerkung an die Fachkraft, mit dem Stand der Kette daneben –, der Krankenstand von heute mit der Frage, ob die Termine versorgt sind („2 Termine, davon 1 ohne Vertretung“), und alle laufenden Vertretungen in einer Zeile je Fall: wer fehlt, wer übernimmt, von wann bis wann. Damit gibt es einen Ort statt drei – die Freigaben lagen früher im Mitarbeiterbereich neben dem eigenen Urlaubskonto, und über die Abwesenheit anderer entscheidet dort niemand.
Am Monatsersten liegt der abgelaufene Monat für jede Fachkraft bereit: Familien, Umgänge, Urlaub, Krankheit, Arbeitszeitkonto und die auszuzahlenden Mehrstunden. Sie prüft, korrigiert – rückwirkende Änderungen an Urlaub und Krankheit gibt die Teamleitung frei – und bestätigt mit einem Klick. Stimmt etwas an einer Familie nicht, ändert sie das direkt im Monatsblatt, statt eine Rückfrage zu stellen und zu warten: bewilligte Wochenstunden und Hilfezeitraum mit Stichtag, sodass abgerechnete Monate unberührt bleiben, dazu Kontaktdaten, Jugendamt, Ansprechperson, Aktenzeichen und die Meldung nach § 8a – und den Helferwechsel, wenn die Familie an eine Kollegin übergeht. Der Monat wird sofort neu gerechnet. Die Leitung sieht jede dieser Änderungen mit altem und neuem Wert, Namen und Zeitpunkt in einer eigenen Übersicht. Damit ist der Monat festgeschrieben: Snapshot mit Prüfsumme, unveränderbar, samt Verlauf. Ohne Bestätigung läuft er nicht in den Lohnlauf mit; erinnert und eskaliert wird automatisch, und nach Fristablauf kann die Leitung ersatzweise freigeben, damit keine Auszahlung liegen bleibt. Die Frist richtet sich nach Ihrem Lohnlauf: Fristtag und Erinnerungstage stellen Sie selbst ein, und am Arbeitsplatz der Fachkraft zeigt eine Ampel, wie viel Zeit noch bleibt. Im selben Moment, in dem bestätigt wird, geht die fertige Abrechnung an die Buchhaltung – an die Adressen, die Sie hinterlegen, auch außer Haus ans Steuerbüro. Darin steht alles, was den Betrag trägt: Vertragsstand, Soll und Ist, Urlaubs- und Krankheitstage, Arbeitszeitkonto vorher und nachher, die auszuzahlenden Stunden samt Übertrag und Herkunft, dazu die Familien und Fälle dahinter – und dieselben Werte als CSV zum Übernehmen ins Lohnprogramm. Dazu liegt jeder Meldung das Monatsblatt als PDF bei: quer auf einer Seite das ganze Raster – jede Familie mit ihrem Tagesanteil, die Umgangsfälle mit den Stunden ihrer Termine, Urlaub und Krankheit als Band darüber, darunter Soll, Ist, Arbeitszeitkonto und Auszahlung kumuliert – und die vier Tafeln, die auch am Bildschirm stehen: Arbeitszeitkonto, Auslastung, Urlaub und Differenz, mit Prüfsumme und Freigabevermerk. Ausdrucken, in die Personalakte, fertig. Bevor etwas hinausgeht, sehen Sie die Unterlage im Original: ein Klick auf das Lupensymbol zeigt genau das Blatt, das die Buchhaltung bekommt – bei einem noch offenen Monat als Vorschau mit dem Stand von heute. Aus derselben Ansicht geben Sie den Monat auch selbst frei, wenn auf die Bestätigung nicht gewartet werden kann, und senden die fertige Abrechnung jederzeit erneut – an die Buchhaltung und, auf Wunsch, als Kopie an die Fachkraft. Und wenn jemand anruft und fragt, warum da nur 121 Stunden stehen: Ein Klick neben dem Namen öffnet genau das Blatt, das die Fachkraft gerade vor sich hat. Sie gehen es gemeinsam durch und tragen die Korrektur sofort ein – Wochenstunden, Hilfezeitraum, Urlaub, Krankheit –, statt sie sich diktieren zu lassen und anderswo nachzubauen. Jede Änderung wird mit Ihrem Namen vermerkt. Bestätigen kann den Monat weiterhin nur die Fachkraft selbst; sind Sie am Telefon einig, geben Sie ihn mit Begründung frei, und der Vermerk bleibt dauerhaft an der Abrechnung. Schluss mit PDF, E-Mail und Nachfragen zum Monatsende.
Vor der Monatsabrechnung rufen Fachkräfte an und geben durch, was sich geändert hat: andere Stunden, eine andere Zuständigkeit, ein Tandempartner ist dazugekommen, die Hilfe läuft weiter oder endet zum Monatsende. Meist nennen sie dabei nur einen Namen. Genau damit fängt diese Seite an: ein großes Suchfeld, in dem der Cursor schon blinkt – Familie, Kind, Fachkraft oder Aktenzeichen genügen, Enter öffnet den ersten Treffer. Oben steht der Satz zum Vorlesen („zurzeit 15 Std./Woche bei Frau Yüksel, seit Juli 2025"), darunter alles, was die Abrechnung trägt: Wochenstunden und zuständige Fachkraft ab einem Stichtag, Hilfebeginn und Hilfeende, Name, § 8a, Jugendamt, Ansprechperson und Aktenzeichen, dazu Tandem einrichten und beenden – jeweils mit Datum. Jedes angefasste Feld wird markiert, und vor dem Speichern steht in Sätzen da, was gleich passiert: „Fachleistungsstunden: 15 → 10 Std./Woche, ab 01.08.2026". Was niemand angefasst hat, bleibt unangetastet – wer nur die Stunden durchgibt, verliert kein eingetragenes Hilfeende. Ein Klick schreibt alles auf einmal, rechnet den offenen Monat der betroffenen Fachkräfte neu – und der Cursor steht wieder im leeren Suchfeld, bereit für den nächsten Anruf. Das gilt für beide Welten: Familienhilfe und begleiteter Umgang. Beim Umgangsfall stehen im Blatt die Felder, die dort zählen – Leistungsart (begleiteter Umgang, begleitete Übergabe, beschützter Umgang) und Zuständigkeit ab Stichtag, bewilligte Umgänge oder „unbefristet", Fallbeginn, Amt und Aktenzeichen – und dazu ein Block, den es bei einer Familie nicht braucht: was am Terminplan hängt. Denn eine Wochenstundenzahl ist eine Zahl; ein bewilligter Umgang ist ein Tag mit Uhrzeit, Raum, Fachkraft und eingeladenen Eltern. Also steht vor dem Speichern da, wie viele Termine noch offen sind und was die Änderung mit ihnen macht. Ein Wechsel der Leistungsart stellt die geplanten Umgangstermine ab dem Stichtag automatisch um – und nur die: Was stattgefunden hat, bleibt, was es war, und Elterngespräche bleiben Elterngespräche. Kalender, Leistungsnachweis und Rechnung stimmen damit je Termin. Ein Vermerk geht in die Akte, die Fachkraft bekommt einen Hinweis in ihr Dashboard. Bei einem Wechsel der Zuständigkeit entscheiden Sie mit einem Schalter, ob die geplanten Termine mitgehen; wird die Bewilligung gekürzt und liegen mehr Termine darüber, sagt das Blatt es vorher – abgesagt wird automatisch nichts. Unter der Suche steht der Verlauf: wer wann was genau geändert hat – mit Wert davor und danach, mit dem Tag, ab dem es gilt, und mit der Angabe, ob es aus der Verwaltung, aus dem Monatsblatt oder aus der Planungs-App kam. Ein Klick nimmt eine Änderung zurück; liegt eine neuere darüber, nimmt der Knopf sie mit („bis hierhin"), weil eine ältere allein die neuere stillschweigend überschreiben würde. Zurückgenommenes bleibt durchgestrichen stehen – mit dem Namen dessen, der es zurückgenommen hat. Liegt ein Stichtag in einem schon abgerechneten Monat, steht das vorher da, nicht hinterher.
Ambulante Hilfe heißt: hinfahren. Deshalb ist diese Seite fürs Handy gebaut und nicht für den Monitor. Je Termin die Uhrzeit groß, der Familienname, die Art des Termins – und darunter die Anschrift zum Antippen (öffnet die Navigation) und die Telefonnummer zum Antippen (wählt). Ist die Familie nach § 8a gekennzeichnet, steht das daneben; das muss man sehen, bevor man klingelt. Umschalten zwischen Tag und Woche, blättern mit den Pfeilen. In der Wochenansicht stehen auch die leeren Tage mit dem Vermerk „frei" – dass am Mittwoch nichts ist, ist die Information. Erfasst wird am Termin, nicht am Monatsende: „Stattgefunden" schlägt die geplante Zeit vor – meistens stimmt sie, dann ist man mit zwei Tipps fertig. „Ausgefallen" fragt nach dem Grund (niemand angetroffen, von der Familie abgesagt, von mir abgesagt, verlegt), denn fachlich ist der Unterschied groß: Wer absagt, wirkt mit; wer nicht öffnet, wirft die Frage der Mitwirkung auf. Nach einem Ausfall bleibt der Termin offen, bis der Wiederaufnahmeversuch drinsteht – wann, wie, mit welchem Ergebnis. Genau das verlangen die Leistungsbeschreibungen, und genau das fehlt sonst im Verlaufsbericht. Oben auf der Seite steht, was noch offen ist; dieselbe Zahl steht am Menüpunkt. Feste Termine legt man einmal an – Wochentag, Uhrzeit, Art, wöchentlich oder 14-täglich –, die Termine entstehen daraus für das nächste halbe Jahr und wachsen von selbst nach. Jeder einzelne lässt sich trotzdem verschieben und absagen, ohne die Serie anzufassen; wer die Serie beendet, verliert nur die künftigen geplanten Termine, die erfassten bleiben stehen. Die Kernzeit ist hinterlegt (Mo–Fr, 8 bis 20 Uhr): Wer außerhalb plant, wird nicht gehindert, aber nach dem Grund gefragt – Krise, dringendes Erfordernis, Risiko-Zielgruppe. Und der Kalender ist gemeinsam: Ein Hausbesuch und ein begleiteter Umgang blockieren dieselbe Fachkraft. Kollidiert ein neuer Termin mit einem Umgangstermin, einem anderen Hausbesuch oder einem Urlaubstag, sagt das die Meldung. Gesperrt wird nicht – wer weiß, dass er sich überschneidet, und es trotzdem so plant, hat meistens einen Grund. Unten steht der Vierwochen-Stand je Familie: erbrachte gegen vereinbarte Stunden, mit Ampel und einem Satz dazu. Wo vereinbart ist, dass mindestens die Hälfte der Wochenstunden erbracht und der Rest binnen vier Wochen ausgeglichen wird, war das bisher eine Zusage, die niemand nachrechnen konnte.
Tage als Spalten, Stunden als Zeilen, Termine als Blöcke darin: die Ansicht, die jeder kennt. Überlappende Termine stehen nebeneinander, eine Linie zeigt die aktuelle Uhrzeit, der heutige Tag ist markiert. Eine Liste sagt, was es gibt — ein Raster sagt, wie es liegt, und genau das braucht man beim Planen: Wo ballt es sich, wo ist eine Lücke, welcher Nachmittag ist frei? Gezeigt wird der eigene Bereich — und auf Knopfdruck der andere dazu. Ein begleiteter Umgang blockiert dieselbe Person wie ein Hausbesuch; wer plant, muss ihn sehen können. Ungefragt steht er aber nicht im Weg: Ein Schalter über der Woche blendet ihn ein, mit der Zahl der Termine daran. Beim Überfahren eines Termins erscheint eine Infokarte mit den Grundlagen, und ein Klick führt dorthin, wo der Termin bearbeitet wird. Urlaub, Krankheit und Fortbildung stehen als Band darüber, weil sie tagesgenau gelten. Termine, die noch zu erfassen oder zu dokumentieren sind, tragen denselben warmen Ton wie der Aufgabenkorb — dieselbe Bedeutung, dieselbe Farbe. Ausgefallene bleiben durchgestrichen stehen: Sie haben nicht stattgefunden, aber sie standen da. Das Zeitfenster wächst mit, wenn ein Krisentermin spät liegt, und auf dem Handy schiebt sich das Raster waagerecht, statt sich unleserlich zu quetschen. Geblättert wird durch Schieben: Die Woche folgt der Maus oder dem Finger, die Nachbarwoche kommt mit ins Bild und gleitet herein — man sieht die Richtung, statt ein Datum nachzulesen. Links daneben stehen die Familien, denn ein Kalender zeigt, was geplant ist, und die Liste daneben, was es zu planen gibt: je Familie die Termine und die geleisteten gegen die bewilligten Wochenstunden dieser Woche — und wo nichts steht, steht „nichts geplant". Zeigt man auf eine Familie, leuchten ihre Termine im Raster auf — und darunter liegt als grünes Band, wann sie zu Hause ist. Das steht ohnehin in den Stammdaten (je Person Wochentag und Von–Bis) und lag bisher zwei Seiten entfernt; ein Kalender zeigt, was geplant ist, beim Planen zählt aber die andere Frage: wann geht überhaupt etwas? Ein Band je Person, nicht zusammengefasst — kann die Mutter montags von 8 bis 12 und das Kind erst ab 14, stehen dort zwei Bänder mit einer Lücke dazwischen und nicht „8 bis 18". Wo mehrere können, wird es von selbst dunkler: genau die Stelle für ein Familiengespräch. Die Leitung wählt darüber die Fachkraft und sieht deren Woche samt deren Familien; beim Blick aufs ganze Team stehen dort die Familien, die in dieser Woche vorkommen, mit der zuständigen Fachkraft dahinter. Eingetragen wird direkt im Raster: Ziehen Sie mit der Maus ein Zeitfenster über die Lücke, die Sie ohnehin gerade ansehen — auf Tablet und Handy legen Sie den Finger auf die Lücke, halten ihn einen Moment und ziehen dann; ein kurzer Tipp legt weiterhin eine Stunde an. Und wer die Uhrzeit ohnehin im Kopf hat, tippt sie oben im Kopf des Tages ein: + Zeit, von wann bis wann, Weiter — der Block steht danach im Raster wie ein gezogener. Wann steht damit fest, und FamLoop fragt nur noch das Eine, was jetzt noch offen ist: für welche Familie? Art, Ort und Notiz sind vorbelegt oder freiwillig; liegt das Fenster außerhalb der Kernzeit, kommt die vertraglich verlangte Rückfrage nach dem Grund von selbst dazu. Und wer sich anders entscheidet, wirft das Fenster über das Kreuz daran wieder weg — gespeichert ist bis zum Eintragen ohnehin nichts. Damit das keine Ratefrage ist, trägt jede Familie einen Ladebalken — ihre Stunden dieser Woche gegen die bewilligten. Und während Sie ziehen, füllt er sich mit: Wer bei einer Familie mit acht Wochenstunden vier Stunden aufzieht, sieht den Balken auf 50 % wachsen, daneben in Worten „+4 Std. → 4 von 8 Std. (50 %)". So wählt man nicht irgendeine Familie, sondern die, bei der die Woche noch nicht voll ist. Geht ein Termin über das Wochenkontingent hinaus, wird der Balken rot und gestreift und sagt es im Klartext — verhindert wird nichts: Nach einer Krise oder einem Ausfall darüber zu liegen kommt vor und wird an anderer Stelle ausgeglichen. Gefragt wird nur in der Woche einer Fachkraft, denn im gemeinsamen Blick aufs ganze Team ist eine freie Stelle im Raster niemandes freie Zeit. Und nicht jede Stunde gehört einer Familie. Unter den Familien stehen im selben Fenster, hinter einer Trennlinie, die vier Arten Zeit, die eine Woche sonst noch füllen: Büro, Weiterbildung, Supervision und Teamsitzung. Sie werden mit derselben Bewegung eingetragen und stehen in eigener Farbe im Raster — denn ein Kalender, der sie verschweigt, behauptet freie Zeit, die es nicht gibt, und die Koordination legt den Hausbesuch in die Teamsitzung. Und was für alle gilt, trägt die Leitung einmal für alle ein. Teamsitzung, Supervision, Fortbildung: Art, Zeit, Ort — und für wen (alle sind vorgehakt). Der Termin liegt danach in jeder betroffenen Woche und ist als Termin des Teams gekennzeichnet. Kollidiert er, sagt FamLoop es sofort: der Leitung direkt nach dem Eintragen, mit Namen; der Fachkraft an ihrem eigenen Termin, rot umrandet und mit dem Satz, was im Weg liegt. Geblockt wird nichts — wer nicht kann, sagt es. Die Rückmeldung steht im Termin: Ich bin dabei oder Ich kann nicht, und die Absage verlangt einen Satz dazu. Für die Leitung ist der Unterschied zwischen „bin im Urlaub" und „liegt jede Woche auf meinem Hausbesuch" die ganze Auskunft: Das eine ist ein Einzelfall, das andere heißt, dass der Termin falsch liegt. Verschieben oder löschen kann die Fachkraft ihn nicht — sonst verschwände er still aus ihrem Kalender, während er für alle anderen stehen bleibt. Absetzen kann ihn die Leitung, dafür bei allen zugleich. Eine Teamsitzung trägt man einmal ein, nicht zweiundfünfzigmal: Ein Haken legt sie für das nächste halbe Jahr wöchentlich an; ein Klick nimmt sie wieder heraus — nur diese eine (die Sitzung fällt aus) oder diese und alle künftigen (sie liegt ab jetzt woanders). Gezählt wird getrennt („3 Termine · 6 Std. · 2 eigene Zeiten"): Eine Teamsitzung ist keine Betreuungszeit und taucht deshalb in keinem Ladebalken einer Familie auf. Belegt ist die Fachkraft trotzdem — die Kollisionsmeldung kennt sie wie jeden anderen Termin. Und was im Raster steht, lässt sich dort auch anfassen. Einen Termin nehmen und schieben verlegt ihn — senkrecht die Uhrzeit, waagerecht der Tag, beides in einer Bewegung, weil „Dienstag 10 Uhr statt Montag 14 Uhr" eine Entscheidung ist und nicht zwei. Auf Handy und Tablet hält man ihn kurz fest, dann folgt er dem Finger; wer stattdessen gleich wischt, scrollt wie immer. An der Kante ziehen macht ihn länger oder kürzer — in Viertelstunden, mit der neuen Zeit im Block, während man zieht; mit der Maus sofort, mit dem Finger nach demselben kurzen Halten. Ein Klick in den Termin öffnet, was man mit ihm tun kann: verschieben (zum Eintippen — der Weg in eine andere Woche), Tagesdoku erstellen (das Doku-Blatt geht an Ort und Stelle auf — dasselbe Blatt wie auf der Seite Tagesdoku, nur ohne den Seitenwechsel; nach dem Speichern steht man wieder in derselben Woche), Hinweis eintragen („Wohnung im Hinterhaus, zweimal klingeln" — steht danach als kleines Zeichen am Termin), wichtig markieren (Stern und kräftigerer Rand: der Termin, den diese Woche nichts verdrängt), Klient informieren, löschen — und als ausgefallen eintragen. Letzteres mit Grund (niemand angetroffen, von der Familie abgesagt, von mir abgesagt, verlegt) und einer kurzen Info; der Grund ist Pflicht, weil die Leistungsbeschreibung genau das verlangt, und weil „niemand angetroffen" fachlich etwas anderes ist als eine Absage. Danach steht der Termin durchgestrichen im Raster und trägt seinen Satz — „Ausgefallen am Montag, 17.08. — Niemand angetroffen: …" — und daneben den Wiederaufnahmeversuch: wann, wie und mit welchem Ergebnis. Solange der fehlt, bleibt der Termin eine offene Aufgabe. Das Fenster zeigt nur, was zum Zustand passt: Ein geplanter Termin lässt sich verschieben und löschen, ein erfasster oder ausgefallener nicht — dort führt der Weg über Erfassung zurücknehmen. Die Info an die Familie gibt es nur, wo eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist; sie enthält Datum, Uhrzeit, Art und Ort und geht wie jede andere Mail über den Postausgang. Was dokumentiert ist, bleibt unangetastet: An einem erfassten Termin gibt es keine Griffe, und Verschieben und Löschen fehlen — mit einem Satz, der sagt warum. Und beim Verschieben gehen Ort und Hinweis mit: Eine Ziehbewegung sagt nichts über den Ort, und was sie nicht sagt, darf sie nicht löschen.
Nach jedem Kontakt verlangen die Leistungsbeschreibungen dreierlei: die geleistete Zeit, einen kurzen Bericht über den Kontaktverlauf und die gefahrene Strecke. An drei Stellen verteilt entsteht davon nichts am selben Tag — also ist es ein Formular, und die ersten drei Schritte gehen im Stehen. Zeit ist mit der geplanten vorbelegt. Wer war da zeigt die Personen der Familie zum Antippen, mit ihrer Rolle darunter. Worum ging es sind Themen zum Antippen, gegliedert nach Erziehung, Alltag, Geld, Schule & Beruf, Konflikte & Krisen sowie Ämter & Institutionen — dieselbe Gliederung, die später den Verlaufsbericht trägt. Wer ein halbes Jahr lang antippt, worum es ging, hat zum Hilfeplangespräch eine Aufstellung je Zielbereich statt eines Stapels Freitexte. Erst danach kommt der Text, und dessen Felder sind die des Vertrags: Anlass, woran gearbeitet wurde, was war, Ergebnis & Vereinbarung, besondere Vorkommnisse. Die fachliche Einschätzung hat ein eigenes Feld — bewusst getrennt von der Beobachtung; wer ein wertendes Wort benutzt, bekommt einen freundlichen Hinweis, denn vor Gericht hält „hat dreimal gerufen und sich zurückgezogen" stand und „war überfordert" nicht. Der Zwischenstand geht nie verloren. Und die Fahrt füllt sich selbst aus. Wohin gefahren wurde, weiß das System aus dem Terminplan: Es bildet die Kette des Tages — Büro → Familie A → Familie B → Büro — und legt je Termin die Anfahrt an, beim letzten zusätzlich die Rückfahrt, ohne eine Strecke doppelt zu zählen. Die Kilometer werden einmal eingetragen; ab dem nächsten Mal stehen sie da. Weil ambulante Hilfe im festen Wochenrhythmus läuft, ist das nach einer Woche vollständig, und die Zahl ist exakt, weil ein Mensch sie bestätigt hat. Eine Strecke gilt in beide Richtungen, eine „0" überschreibt sie nicht. Oben steht die Tagessumme in Kilometern und Euro, der Kilometersatz ist je Träger einstellbar. Ein Kartendienst wird nur gefragt, wenn Sie es wollen: Ist eine Strecke noch nie gefahren worden, kann FamLoop sie ausrechnen lassen — aber erst, wenn Ihr Träger dafür einen eigenen Zugang hinterlegt hat. Übermittelt wird dann die Anschrift des Ziels und sonst nichts, kein Name und kein Anlass. Anschriften betreuter Familien sind Sozialdaten; ob sie das Haus verlassen, entscheiden Sie und nicht wir. Ohne Zugang bleibt alles beim Eintragen und Lernen — und es geht nichts hinaus. Die Koordination hat an jeder Familie dieselben Rechte wie deren Fachkraft: Über „Wessen Tag" schaltet sie auf eine einzelne Fachkraft oder auf alle und kann dort alles, was die Fachkraft selbst könnte — erfassen, dokumentieren, Ausfälle nachtragen, feste Termine anlegen. Ein Termin gehört dabei immer der Familie, nicht dem, der ihn anlegt: Plant die Leitung für eine fremde Familie, erscheint er im Kalender von deren Fachkraft und deren Stunden zählen. Das Menü-Abzeichen bleibt trotzdem persönlich — der Rückstand des Teams ist eine Steuerungsfrage und keine rote Zahl am eigenen Menü. Und was der Kontakt überhaupt war, lässt sich beim Schreiben richtigstellen. Geplant war ein Hausbesuch, gekommen ist die Mutter ins Büro: Die Kopfzeile des Blattes („08.09.2026 · Hausbesuch · im Haushalt der Familie") ist der Knopf dafür und fragt zwei Dinge — Art und Wo. „Bei uns im Büro" ist dabei eine echte Angabe und kein Wort im Textfeld: Wer im Büro sitzt, ist schon da, also entfallen An- und Rückfahrt — kam die Fachkraft dagegen vom Hausbesuch bei Familie A herüber, bleibt die Anfahrt stehen. Eine bereits eingetragene Fahrt wird deshalb nie von selbst gelöscht: Sie bleibt markiert stehen, mit einem Knopf daneben, denn es kommt vor, dass jemand trotzdem gefahren ist. Ein Grund wird nur verlangt, wo er etwas trägt — wenn der Kontakt dadurch gegenüber dem Jugendamt mehr zählt als vorher (aus einem Anruf ein fester Klientenkontakt), wenn er weniger zählt und noch kein Bericht dasteht, oder wenn der Monat schon abgeschlossen ist. Steht im Bericht bereits „nicht angetroffen, telefonisch erreicht", ist das die Begründung. Jede solche Änderung steht danach mit Namen, altem und neuem Wert im Reiter Änderungen der Familie — und ein Termin aus einer Serie bleibt dabei in seiner Serie.
Arbeiten zwei oder drei Fachkräfte in derselben Familie, ist das im Abrechnungssinn getrennt: je eine Bewilligung, ein Stundenkonto, eine Zuständigkeit. Fachlich ist es eine Familie — und dann darf es nicht zwei Wahrheiten über sie geben. FamLoop führt die beiden Fälle deshalb als einen Haushalt: In der Familienakte steht ein Reiter „Doku" mit allen Kontakten dieser Familie in einer Zeitleiste, neueste zuerst, von beiden Fachkräften — mit Datum, Art des Termins, wer dabei war, den angetippten Themen und dem ganzen Bericht. Auf der Tagesseite steht dazu, wann die Kollegin in derselben Familie ist, und im Doku-Blatt lässt sich ihr Eintrag desselben Tages aufklappen. Ändern kann man ihn nicht, und das ist Absicht: Ein abgeschlossener Bericht ist der Beleg eines Kontakts, den eine bestimmte Fachkraft verantwortet — würde er sich nachträglich von anderer Hand ändern lassen, wäre im Zweifel nicht mehr erkennbar, wer was beobachtet hat. Wer ergänzen will oder es anders erlebt hat, schreibt eine Anmerkung darunter, mit Namen und Datum; sie erscheint bei der Kollegin oben am Blatt. Waren beide zusammen dort — Hilfeplangespräch, Krisentermin, Übergabebesuch —, wird daraus mit einem Häkchen eine gemeinsame Tagesdoku: ein Bericht statt zwei, in beiden Blättern derselbe Text. Zeit, Kilometer und Abschluss bleiben getrennt, denn abgerechnet wird je Fachkraft: Jede schließt den Bericht für sich ab — und wird er später geändert, wartet er bei der anderen wieder auf ihre Bestätigung. Auch die Personen der Familie gelten für beide, egal in welchem der zwei Fälle sie erfasst wurden. Wer nicht in dieser Familie arbeitet, sieht davon nichts.
Nicht jeder Kontakt steht vorher im Kalender: das Telefonat am Abend, der Besuch, den die Vertretung übernommen hat, die Woche, die beim Einstieg nachgetragen wird. Im Reiter „Doku" der Familienakte legt ein Knopf ein Fenster über die Zeitleiste, in dem Termin und Bericht in einem Schritt entstehen — Tag, Uhrzeit, Art des Kontakts, wer dabei war, die angetippten Themen und der Text. Der Termin gilt damit als stattgefunden, die Stunden sind erfasst; die Regeln bleiben dieselben wie überall: außerhalb der Kernzeit fragt famloop nach dem Grund, und wer „Fertig" drückt, ohne dass alles dasteht, verliert nichts — der Eintrag bleibt als Zwischenstand stehen. Zu jedem Kontakt lässt sich ein PDF hinterlegen: der Hilfeplan aus dem Gespräch, ein Attest, ein Schreiben der Schule. Die Datei hängt am Tag des Kontakts und steht neben dem Bericht darüber, statt im Mailfach einer einzelnen Fachkraft zu liegen — im Tandem für beide sichtbar. Neben der Zeitleiste stehen alle Unterlagen der Familie in Kurzform, mit Titel, Tag, Art des Kontakts und Größe, damit sich ein Papier auch dann finden lässt, wenn niemand mehr weiß, an welchem Termin es entstand.
In der Verwaltung liegt täglich Post, die zu einer Familie gehört und zu keinem Kontakt — der Bescheid des Amtes, das Schreiben der Schule, ein Gerichtsbeschluss, ein Attest. Wo sich eine Datei nur an einen Termin hängen lässt, muss man dafür einen Kontakt erfinden, den es nie gab. In famloop hat sie einen eigenen Platz: PDF hinein, Fach wählen, Eingangsdatum — und einen Satz dazuschreiben, was drinsteht und was daraus folgt. Genau der ist der Punkt: Ablegen dauert zehn Sekunden, verstehen muss es drei Monate später die Fachkraft, und Scan_0043.pdf sagt ihr nichts. Titel, Fach und Kommentar bleiben jederzeit änderbar, denn was ein Papier bedeutet, klärt sich manchmal erst später. Und famloop liest jede PDF aus: Das Suchfeld findet ein Wort im Text der Datei und zeigt die Fundstelle darunter — auch dann, wenn niemand mehr weiß, wie das Schreiben hieß. Eingescanntes Papier trägt sichtbar den Vermerk, dass sein Inhalt nicht durchsuchbar ist; so hält niemand eine leere Trefferliste für eine Antwort. Papier aus einem Gespräch bleibt, wo es hingehört — am Tag des Kontakts. Damit bleibt erkennbar, was aus der Arbeit entstanden ist und was von außen kam. Im Tandem sehen beide Fachkräfte dieselbe Akte: Eine Familie hat einen Briefkasten, keine zwei.
Bei der Verlängerung fragt das Amt nicht, wie viele Stunden es im Juli waren. Es fragt: Wann waren Sie da, wie lange, und was für ein Kontakt war das? Eine Monatssumme beantwortet das nicht — verlangt wird die Aufstellung, aus der sie entsteht, und zwar über den Zeitraum, nach dem gefragt wird. In der Familienakte steht sie als eigener Reiter: jeder Termin als Zeile mit Tag, Uhrzeit, Dauer, Art des Kontakts und Stand. Zeitraum, Art, Stand und Fachkraft stellen Sie ein, die Summen laufen mit — und gedruckt wird genau das, was auf dem Schirm steht. Gezählt werden alle Zeilen, summiert nur die Stunden, die als Leistung zählen: Ein Termin, den die Fachkraft selbst abgesagt hat, gehört in den Nachweis — das Amt soll sehen, dass geplant war —, aber nicht in die Summe. Ein Ausfall, bei dem niemand angetroffen wurde, zählt dagegen: Die Fachkraft ist gefahren, die Zeit war gebunden. Jede Zeile lässt sich in einem Satz erklären — „Fahrt zum Hilfeplangespräch“, „Krise, deshalb abends“, „Termin verlängert“ —, und das erspart genau die Rückfragen, die sonst als Anruf kommen. Diese Anmerkung ist ausdrücklich nicht der Bericht aus der Doku: Der ist Akteninhalt und geht das Amt nur im Hilfeplan etwas an. Wo zu einem stattgefundenen Termin der Bericht noch fehlt, steht es an der Zeile — denn ohne ihn ist die Leistung gegenüber dem Amt nicht belegt. Im Tandem stehen die Termine beider Fachkräfte darin; ein Nachweis, der nur eine Schiene zeigt, ist unvollständig, und man sieht ihm das nicht an. Und was falsch dasteht, wird dort berichtigt, wo es auffällt: Ein Stift an der Zeile öffnet Tag, Uhrzeit, Art, Ort und Stand — im selben Fenster steht Zeile entfernen, und vorher sagt famloop, was mitgeht (Bericht, Fahrt). Die Fachkraft begründet ihre Berichtigung in einem Satz; sie steht danach mit Namen, altem und neuem Wert in der Änderungshistorie der Familie, und ein abgerechneter Monat bleibt für sie zu. Koordination und Verwaltung räumen ohne beides auf — Dubletten und Übernahmefehler sind Aufräumen, kein Vorgang an der Familie.
Was eine Fachkraft in der Tagesdoku antippt und ausfüllt, ist keine Vorgabe des Programms: Im Back-Office pflegen Sie die Themen samt ihrer Bereiche, die Felder des Berichts und die Arten des Kontakts — anlegen, umbenennen, sortieren, aus der Auswahl nehmen. Die Gliederung der Themen ist die Ihres Hilfeplans; dieselbe Gliederung trägt später den Verlaufsbericht. Ein neues Feld erscheint sofort im Doku-Blatt, ohne Programmierung und ohne Update. Und was einmal geschrieben ist, bleibt, wie es ist: Nehmen Sie einen Baustein aus der Auswahl, steht er in bereits geschriebenen Dokus weiter mit seinem Text — deshalb heißt der Griff auch nicht „löschen", und im Bestätigungsfenster steht, in wie vielen Dokus er vorkommt. Eine Fachdokumentation, die sich rückwirkend ändert, weil jemand zwei Jahre später einen Katalog aufräumt, wäre als Beleg wertlos. Ein Knopf zeigt vorab, wie das Doku-Blatt nach Ihrer Änderung aussieht. Was die Leistungsbeschreibung ausdrücklich verlangt, bleibt geschützt: Die fünf Berichtsfelder lassen sich umbenennen, aber nicht abschalten.
Der Bericht ans Jugendamt ist der Punkt, an dem sich ein halbes Jahr Arbeit entscheidet — und der, an dem die meiste Zeit verloren geht: Er entsteht am Wochenende, aus der Erinnerung, aus einem Stapel Notizen. Dabei steht das Material längst im System. FamLoop legt Verlaufs-, Abschluss- und Krisenbericht deshalb mit Inhalt an. Die Gliederung ist die der Leistungsbeschreibung: Anlass und Auftrag · vereinbarte Ziele und ihr Stand · Verlauf im Berichtszeitraum · Umsetzung der vereinbarten Betreuungsstunden · Situation der Kinder · fachliche Einschätzung · Empfehlung · Sichtweise der Familie. Zwei Abschnitte stehen schon da. Der Verlauf zieht die Texte aller Tagesdokus des Zeitraums heraus, chronologisch mit Datum davor — als Rohmaterial zum Ordnen und Kürzen, nicht als fertiger Text. Und die Aussage über die Betreuungsstunden, die der Vertrag ausdrücklich verlangt, steht als fertiger Satz da: bewilligt, rechnerisches Soll, geleistet, Prozentwert. Liegt die Quote unter 90 %, folgt die Bitte, die Gründe zu ergänzen. Der Weg hat vier Schritte, und der dritte ist der, den Software sonst vergisst: Entwurf → fertig geschrieben → mit der Familie besprochen → ans Jugendamt gegeben. Das Gespräch mit der Familie ist eine Zusage aus der Leistungsbeschreibung — Einwände und abweichende Sichtweisen gehören in den Bericht. Also hat es ein eigenes Feld und einen eigenen Zustand, und versenden geht ohne es nicht. Fehlt ein Pflichtabschnitt, wird trotzdem gespeichert und der Bericht bleibt Entwurf: Eine verlorene Eingabe wäre schlimmer als eine unfertige Fassung.
Fahrtkosten entstehen am Termin und werden am Monatsende abgerechnet. Dazwischen liegen vier Wochen, in denen niemand mehr weiß, ob es 12 oder 18 Kilometer waren — also wird geschätzt, zu niedrig oder zu hoch, und beides kostet mehr Zeit als es wert ist. Die Frage am Monatsende ist deshalb nicht „was habe ich alles gefahren", sondern „wo fehlt noch etwas" — und genau die beantwortet die Seite: Der Monat steht als Kalender da, und jeder Tag zeigt, was an ihm eingetragen ist (Kilometer, Tickets) und was fehlt (ein Termin ohne Fahrt, eine fehlende Quittung). Ein Klick auf einen Tag öffnet ihn rechts: was offen ist, was schon steht, und darunter die Eingabe für genau diesen Tag — kein Seitenwechsel, kein Zurückscrollen. Rechts außen fasst eine Spalte jede Woche zusammen, unten läuft eine feste Leiste mit Summe, Deckel, offenen Punkten und dem Knopf zum Einreichen. Auf dem Handy wird aus dem Raster eine Tagesliste. Wohin gefahren wurde, muss niemand eintippen — das steht im Terminplan: FamLoop bildet die Kette des Tages, Büro → Familie A → Familie B → Büro, und legt je Termin die Anfahrt an, beim letzten zusätzlich die Rückfahrt. Keine Strecke wird doppelt gezählt. Wie weit es ist, wird gelernt: einmal eintragen, ab dem zweiten Mal steht die Zahl da. Weil ambulante Hilfe im festen Wochenrhythmus läuft, ist das nach einer Woche vollständig — und exakt, weil ein Mensch sie bestätigt hat. Die allererste Fahrt kann ein Kartendienst ausrechnen — wenn Ihr Träger dafür einen eigenen Zugang hinterlegt (kostenlos anzulegen, einmal eintragen, fertig). Dann steht die Zahl schon beim ersten Hausbesuch da und die Fachkraft korrigiert sie nur noch, wenn sie anders gefahren ist. Auch in der Dokumentation. Im Doku-Blatt eines Termins steht unter der Fahrt ein Knopf Kilometer berechnen — für den Fall, dass die Anschrift erst später nachgetragen wurde. Getipptes wird dabei nie überschrieben, gespeichert wird nichts: Die Zahl steht im Feld, ist als geschätzt gekennzeichnet und gilt erst, wenn die Fachkraft die Doku speichert. Hinaus geht dabei die Anschrift des Ziels und sonst nichts, und jede Strecke nur ein einziges Mal — danach ist sie gelernt. Anschriften betreuter Familien sind Sozialdaten, deshalb ist das nicht vorbelegt: Ohne Ihren Zugang fragt FamLoop niemanden, und die Kilometer werden eingetragen wie bisher. Wer es erst sehen will, schaltet die Funktion einen Tag lang zum Ausprobieren frei; wer gar nichts nach draußen geben mag, betreibt den Dienst als eigene Instanz. Neben der Zahl liegt die Strecke als Karte — mit Start, Ziel und Fahrzeit, damit ein Fehlgriff des Kartendienstes sofort auffällt statt in der Abrechnung zu landen. Auch diese Kartenausschnitte holt der Server und behält sie: Eine gewöhnliche Karte im Browser würde die Wohngegend der Familie bei jedem Hinsehen an den Kartenanbieter melden, von jedem Arbeitsplatz aus. Nicht jede Fahrt hängt an einem Termin, und nicht jede kostet Kilometer. Dienstbesprechung, Supervision, Fortbildung oder der Weg zur Geschäftsstelle werden ohne Klienten eingetragen und tragen dafür einen Zweck. Und wer mit Bahn, Bus, D-Ticket, Taxi oder Uber unterwegs war, bekommt nicht Kilometer erstattet, sondern den bezahlten Betrag — die Seite fragt dann nach dem Preis und der Quittung, Handyfoto genügt. Der Beleg darf später kommen: Die Fahrt lässt sich ohne ihn eintragen, trägt dann sichtbar „Quittung fehlt“ und nimmt ihn an der Karte entgegen, sobald er auftaucht — eine Sperre führte nur dazu, dass die Fahrt gar nicht erst eingetragen wird. Die Summenkarte schlüsselt nach Art auf. Mehrere Standorte sind der Normalfall und kein Sonderfall: Träger mit Niederlassungen hinterlegen jede mit Namen und Anschrift; die Fachkraft wählt beim Eintragen, von wo sie losgefahren ist, und die Entfernung wird von dort gerechnet und dort gelernt — nicht vom Haupthaus, das fünfzig Kilometer weiter liegt. Der Kilometersatz ist je Träger einstellbar, ebenso ein monatlicher Deckel für PKW-Kosten; ist einer gesetzt, zeigt die Seite den verbrauchten Anteil als Balken. Daneben gibt es einen Deckel, der nicht in Euro rechnet, sondern in Fahrten: Eine Familie mit vier bewilligten Fachleistungsstunden je Woche bekommt einen Termin — also zwei Fahrten, hin und zurück; acht Stunden ergeben zwei Termine und vier Fahrten. Der Träger setzt dafür eine einzige Zahl (Stunden je Termin), alles Weitere steht schon im Hilfeplan. Auf der Seite sieht die Fachkraft den Stand je Familie neben der Eingabe — bevor sie tippt, nicht in einer Meldung danach. Verboten wird nichts: Was darüber liegt, verlangt je nach Einstellung nur einen Grund („Krisenintervention"), der danach an der Fahrt, im Antrag und in der Freigabe steht — Krisen halten sich nicht an Hilfepläne, und eine Fahrt, die gar nicht erst eingetragen wird, taucht in keiner Prüfung auf. Fahrten ohne Familie (Dienstbesprechung, Fortbildung, Supervision) und Familien ohne hinterlegte Stunden bleiben außen vor; rückwirkend gilt der Deckel nie. Leitung und Koordination sehen jedes Blatt. Der Deckel gilt dabei nur für die Autokosten: Ein Bahnticket wird erstattet, auch wenn er gerissen ist — es ist ja die günstigere Fahrt. Und der Antrag selbst läuft ebenfalls hier: Ein Klick erzeugt das fertige Blatt als PDF — Briefkopf, Monat, jede Fahrt, Summe und Aufschlüsselung —, ein zweiter reicht es ein. Einreichen schreibt den Monat fest: Danach ändert sich an den Fahrten nichts mehr, sonst liefe das freigegebene Blatt dem davon, was im System steht. Leitung und Koordination finden alle wartenden Anträge auf derselben Seite und entscheiden dort — freigeben, oder mit Grund zurückgeben, womit der Monat für die Fachkraft wieder offen ist. Kein Freigabe-Link in einer E-Mail: Wer über Geld entscheidet, tut das angemeldet, und Datum, Name und Grund stehen danach am Antrag. Den eigenen Antrag gibt niemand selbst frei. Wird nachträglich klar, dass ein Termin gar keine Fahrt war — die Familie kam ins Büro —, ändert die Fachkraft das im Doku-Blatt, und die Kette rechnet neu. Eine schon eingetragene Fahrt verschwindet dabei nie von selbst, sie steht markiert da und wird ausdrücklich entfernt oder ausdrücklich behalten. An der Fahrt selbst steht danach der Vermerk: geändert am, durch wen, von was auf was — lesbar ohne die Familienakte. Das ist Absicht: Fahrtkostenerstattung ist steuerfreier Auslagenersatz, eine Lohnsteuerprüfung fragt zu einer Fahrt nach Anlass und Änderungsverlauf, und eine Fallakte ist kein Papier, das man dafür aufschlägt.
Jede Hilfe hat einen Hilfeplan: das Jugendamt formuliert die Ziele, der Träger den Weg dorthin. In den meisten Systemen liegt er als PDF in einem Ordner — also dort, wo ihn niemand aufmacht. Wer nach dem Hausbesuch im Treppenhaus die Doku schreibt, liest kein PDF nach; ins Feld „Woran gearbeitet wurde“ kommt dann, was aus dem Gedächtnis kommt. In FamLoop steht der Hilfeplan als Text in der Familienakte: jedes Ziel einzeln, mit dem Auftrag des Trägers darunter, gegliedert nach den Rubriken des jeweiligen Amtes — und daneben die Fragen, die beim nächsten Gespräch beantwortet sein wollen. Unter jedem Ziel stehen die Schritte, an denen wirklich gearbeitet wird. Ein Ziel wie „Die Mutter setzt verlässlich Grenzen im Alltag“ beschreibt keinen Termin; das Abendritual und die einheitliche Ansage beim Geschwisterstreit schon. Diese Unterziele haben ihren eigenen Auftrag, ihren eigenen Stand und ihr eigenes Überprüfungsdatum — und sie wandern beim Fortschreiben mit ihrem Ziel weiter, ohne ihre Linie zu verlieren. Erfasst wird über ein Formular, ausdrücklich ohne KI: Hilfeplaninhalte sind Sozialdaten, und die gehören nicht durch ein Sprachmodell. Die Laufzeit lässt sich so eintragen, wie sie im Hilfeplan steht — als festes Enddatum oder als „Überprüfung in sechs Monaten“. Ein gerechnetes Ende bleibt sichtbar als geschätzt gekennzeichnet und mahnt, statt eine Fristüberschreitung zu behaupten, die niemand vereinbart hat. Auf das Protokoll des Amtes muss niemand warten — es kommt oft Wochen nach dem Gespräch. Die Mitschrift der Fachkraft genügt als Entwurf; kommt das Papier, wird die Fassung berichtigt. Nach jedem Hilfeplangespräch wird fortgeschrieben, nicht überschrieben. Die alte Fassung bleibt stehen, damit eine Doku vom März weiter zu den Zielen vom März gehört — alles andere wäre eine rückwirkende Änderung an einer Akte, die im Streitfall gelesen wird. Ziele, die weiterlaufen, behalten dabei ihre Linie über die Fassungen hinweg; sonst begänne der Fortschritt bei jedem Gespräch von vorn. Ein Ziel, das herausfällt, wird beendet und nie gelöscht. Zwei Angaben je Ziel, die sonst untergehen: der Wortlaut des Amtes, wenn die Fachkraft anders formuliert hat — der Hilfeplan gehört dem Amt, und eine Umformulierung darf später nicht wie ein Zitat aussehen —, und die Sicht der Familie, die wörtlich in den Bericht geht, statt erst ein halbes Jahr später abgefragt zu werden. Bei Zielen über ein Kind steht daneben, was das Kind selbst dazu sagt. Der Kopf trägt eine Ampel: läuft, läuft bald ab, abgelaufen — und weicht der Hilfeplan von der Bewilligung ab, steht das als Hinweis da. Geändert wird nichts automatisch: Abgerechnet wird nach der Bewilligung, und darüber entscheidet ein Mensch. Jedes Jugendamt hat ein anderes Hilfeplanformular — und die Unterschiede sind nicht kosmetisch. Manche Ämter gliedern die Ziele nach festen Themen. Andere lassen die Ebene offen: Dort steht über den Ergebniszielen ein Rahmenziel, das im Hilfeplangespräch für diese eine Familie formuliert wird, und darüber ein einzelnes Grundsatzziel für die ganze Hilfe. Ein System, das nur die erste Sorte kennt, zwingt die Fachkraft, den Plan des Amtes in ein fremdes Schema zu übersetzen — und dabei geht verloren, was verabredet wurde. In FamLoop wird das Formular eines Amtes einmal im Back-Office nachgebaut: wie die Ebenen heißen, ob es ein Grundsatzziel gibt, ob je Rahmenziel besondere Aufgaben vorgesehen sind („wer übernimmt was, bis wann“), welchen festen Textblock das Amt in jeden Hilfeplan setzt — und die beiden Fristen, die dort meist mit drinstehen: wie viele Tage vor dem Gespräch der Bericht fällig ist und wie lange die Beteiligten Einwände erheben können. Danach findet jede Fachkraft den Hilfeplan bei jeder Familie dieses Amtes in genau der Form vor, in der sie ihn vom Amt bekommt. Ohne eigenes Gerüst gelten die Unterstützungsbereiche des § 31 SGB VIII — dieselben, nach denen die Tagesdoku ihre Themen ordnet und der Verlaufsbericht sich gliedert.
Bekommt die Familie, was bewilligt wurde? Diese Frage steht in jedem Verlaufsbericht und in jedem Hilfeplangespräch — und sie war bisher nur durch Blättern zu beantworten: die Bewilligung an einer Stelle, die Termine im Kalender, die Ausfälle nirgends zusammen. Der Reiter „Verlauf" legt fünf Spuren übereinander auf dieselbe Zeitachse, von links nach rechts durch die ganze Hilfe. Oben die Bewilligung — jede Stufe eine geänderte Fassung, mit Stundenzahl und Fachkraft. Darunter, wann die zuständige Fachkraft nicht im Dienst war — dazu gleich mehr. Dann je Monat die geleisteten Stunden als Säule, mit dem Soll dieses Monats als gestricheltem Querstrich darin; was darunter bleibt, steht in Warnfarbe. Die dritte Spur ist die eigentliche Aussage: das Stundenkonto — Ist minus Soll, aufaddiert über die ganze Laufzeit. Einzelne Monate schwanken immer und scheinen sich auszugleichen; erst die Summe zeigt, ob eine Familie über zwei Jahre mehr oder weniger bekommen hat als vereinbart. Unten die ausgefallenen Termine. Weil alles untereinander liegt, erklärt sich vieles von selbst: Dass die Stunden im Frühjahr einbrechen, sagt für sich wenig — dass im selben Frühjahr sechs Termine ausfielen, während die Bewilligung unverändert weiterlief, ist die Geschichte. Termine mit dem Jugendamt sind als Nadel markiert, denn nach einem Hilfeplangespräch ändert sich oft die Bewilligung. Ein Tipp auf einen Monat öffnet sein Blatt mit allen Terminen: Datum, Uhrzeit, Art, geleistete Stunden — und bei jedem Ausfall der Grund, wie er erfasst wurde. Was als Arbeit am Klienten ins Ist zählt, entscheidet der Träger, nicht das Programm: Vorbelegt ist der Kontakt mit der Familie; wer Vor- und Nachbereitung, Telefonate oder die Fallbesprechung als Leistung an der Familie versteht, hakt sie dazu. Das verschiebt die Auslastung um zweistellige Prozentpunkte, deshalb steht unter jedem Verlauf, was gerade mitzählt. Bewilligte Stunden lassen sich je Woche oder je Tag eintragen — die Umrechnung im Kopf war eine Fehlerquelle, die man einer Zahl nicht ansieht. An der Abrechnung ändert das nichts: Bezahlt wird der Hilfeplan und nicht die Anwesenheit. Der Verlauf beantwortet die Frage nach der Umsetzung der vereinbarten Betreuungsstunden — und die stellt sich gegenüber der Familie und dem Amt.
Im Hilfeplangespräch fällt regelmäßig die Frage, seit wann so viele Stunden bewilligt sind und wer hier alles zuständig war. Die Antwort steckt in den einzelnen Fassungen der Bewilligung und musste bisher von Hand zusammengesucht werden. Unter dem Hilfeverlauf steht sie jetzt als eigene Karte: eine Spur je Fachkraft über die ganze Laufzeit. Die Höhe eines Balkens sind die bewilligten Fachleistungsstunden je Woche, die Breite ist die Zeit, die Farbe die Fachkraft — wer von 6 auf 8 Stunden erhöht, sieht eine Stufe nach oben. Laufen zwei Spuren gleichzeitig, liegt ein Tandem-Band darüber. Darunter jede Änderung mit ihrem Stichtag: Hilfe beginnt, Stunden geändert (mit „vorher → nachher"), Fachkraftwechsel, zweite Fachkraft dazu, Tandem endet, Hilfe endet — dazu, wie lange dieser Stand galt. Ein Tandem zeigt famloop nur, wenn es eines war: Zwei Fassungen, die sich bloß im Kalender überschneiden, sind in übernommenen Altbeständen meistens eine Fassung, die beim Wechsel niemand beendet hat — die bekommen einen Hinweis statt eines Bandes, denn eine erfundene Doppelbetreuung erklärt im Prüfgespräch niemand mehr. Aus demselben Grund werden zwei parallele Bewilligungen nie addiert: „6 + 6 = 12 Std./Woche" steht in keiner Vereinbarung. Und eine laufende Bewilligung bleibt offen — kein „Ende heute", das niemand bewilligt hat. Warum ein Wechsel stattfand, steht bewusst nirgends: Das ist eine Personalsache und gehört nicht in die Familienakte.
Ein Einbruch im Verlauf wirft immer dieselbe Frage auf, und im Hilfeplangespräch kommt sie garantiert. Meist ist die Antwort einfach — die Fachkraft war krank oder im Urlaub —, nur stand sie bisher nirgends, wo die Zahlen stehen. Jetzt liegt über den Stunden eine eigene Spur mit den Fehltagen der Zuständigkeit, und ein senkrechter Schleier verbindet sie mit der Säule darunter: Man sieht auf einen Blick, dass der März zum März gehört. Vertretungen rechnen mit. Was eine einspringende Kollegin geleistet hat, steht als Streifen am Balken und zählt der Familie zu — statt, wie vorher, als „Fachkraft ohne Bewilligung" daneben. Darunter drei Zahlen, die getrennt bleiben: was auf die Fehltage entfiel, was davon zu vertreten war, und was tatsächlich geleistet wurde. Die Lücke dazwischen ist die eigentliche Auskunft — sie macht sichtbar, wo eine Vertretung nur auf dem Papier stand. Wie lange ohne Vertretung gearbeitet werden darf, stellt der Träger ein: etwa erste Woche ohne, danach zur Hälfte, längstens acht Wochen — und Fälle mit Meldung nach § 8a ab dem ersten Tag voll. Nach dem Deckel endet die Vertretung, nicht die Leistung: Fällig ist dann eine Fallübergabe, und die Ansicht sagt das auch so. Was diese Ansicht bewusst nicht tut: das Soll kleinrechnen. Bewilligtes Soll und Stundenkonto bleiben unangetastet, und was die Familie nicht bekommen hat, steht als eigene Zahl, die auch ein späterer Monat mit Mehrstunden nicht kleiner macht. Eine Hausregel erklärt einen Ausfall — verhandelt ist sie mit keinem Amt, und deshalb mindert sie nichts, was nachgewiesen werden muss. Und die Gesundheit der Mitarbeitenden bleibt geschützt: Ob jemand krank war oder im Urlaub, sehen nur die betroffene Person selbst sowie Koordination und Administration. Allen anderen zeigt die Spur „nicht im Dienst", ohne einzelne Tage — die Lücke ist die Auskunft, die eine Familienakte braucht, die Diagnose nicht.
Alle Familien einer Fachkraft auf einer Seite – die Haushalte der Familienhilfe und ihre Umgangsfälle: Anschrift, Telefon, E-Mail und die Menschen, die dazugehören, jeder mit seiner Rolle (Kind, Elternteil, gesetzliche Betreuung, Großeltern, Wohngruppe) und mit seiner Verfügbarkeit als Wochentag von–bis. Im begleiteten Umgang wirkt diese Verfügbarkeit unmittelbar auf die Terminvorschläge. Geändert wird direkt dort, ohne Mail an die Verwaltung: Jede Änderung steht mit Wert davor und danach in der Historie und lässt sich mit einem Klick zurücknehmen. Bei der Familienhilfe kommen die bewilligten Wochenstunden und der Hilfezeitraum hinzu – neue Stunden gelten ab einem Stichtag, und was bereits abgerechnet ist, bleibt gesperrt.
Read-only Fallstand fürs Amt per Einmal-Link. Jeder Zugriff protokolliert. Aufnahme-Fälle zeigen zusätzlich, wo der Prozess gerade steht.
Termine, Änderungen & eigene Daten fürs Handy (PWA). Beteiligte stellen ihre Verfügbarkeit per Schieberegler selbst ein, bestätigen Verschiebungen und holen sich Termine in ihren Kalender. Geschrieben wird an einer Stelle: „Ich kann nicht", ein Terminwunsch oder eine freie Nachricht – alles im selben Feld, ohne dass jemand den richtigen Kanal wählen muss.
Wer einen Termin absagt, schlägt gleich einen anderen Zeitpunkt vor und sieht noch beim Eintippen, ob er möglich wäre: Beteiligte, Begleitung und Raum werden sofort gegen die echte Planung geprüft – passt es nicht, kommen bis zu drei machbare Ausweichzeiten zur Auswahl. Sie entscheiden per Klick: zustimmen heißt, die übrigen Beteiligten werden gefragt. Verschoben wird erst, wenn alle zugesagt haben – sonst bleibt der Termin und alle erfahren es.
Alles zu einer Person steht untereinander wie in einem Nachrichten-Programm: Ihre Nachrichten, ihre Antworten und jede Rückmeldung aus dem Portal – Absage, Terminwunsch, geänderte Verfügbarkeit, neue Kontaktdaten – als Karte an der Stelle, an der sie kam. Entschieden wird direkt an der Karte, nicht in einer zweiten Ansicht. Ein Knopf „Ich bin dran" zeigt mit einer Zahl, wo heute etwas auf Sie wartet.
Sagt jemand ab, entscheiden Sie mit einem Klick: Ersatztermin suchen, Termin absagen oder nur zur Kenntnis nehmen. „Termin absagen" trägt den Ausfall gleich richtig ein – rechtzeitig oder kurzfristig, gerechnet nach dem Vorlauf der Meldung, mit Grund und Weg am Termin. Die Bestätigung geht in den Faden des Klienten, die Ausfall-Info ans Jugendamt in den Postausgang. Kein zweiter Weg, kein vergessener Termin im Kalender.
Beteiligte antworten einfach auf die Hinweis-Mail – die Antwort landet im Faden beim Fall, ohne Login, ohne Portal. Angenommen wird nur, was von der hinterlegten Adresse kommt. Umgekehrt erfahren auch Fachkräfte sofort, dass sich jemand gemeldet hat: per kurzer E-Mail und auf Wunsch als Benachrichtigung aufs Gerät. Niemand muss FamLoop offen haben, damit etwas ankommt.
Freie Terminserien per Link selbst reservieren – ohne Konto. Entsteht in einem Zug aus dem Aufnahme-Check: Anfrage einstellen, dann entweder einen Termin vormerken oder nur eine Auswahl anbieten. Auch als Akquise-Werbemail an viele Ämter. Weiche Vormerkung mit Ablauf, keine Doppelbuchung. Aus der Zusage entsteht der Fall automatisch – mit den Fallinfos aus dem Erstkontakt.
Reservieren und ans Amt schicken ist ein Vorgang: Sie merken den Termin im Aufnahme-Check vor und setzen ein Häkchen – die Sachbearbeitung sieht Termin, Turnus und Frist und entscheidet ohne Konto. Bestätigen, den Platz freigeben oder aus den Zeitfenstern, die Sie mitschicken, einen anderen wirklich freien Termin wählen; dann buchen wir automatisch um. Freigegebene Slots sind sofort wieder buchbar, bestätigte werden weiter gehalten. Kein Hinterhertelefonieren, keine Vormerkung, die still abläuft.
Statt einen Termin vorzuschlagen und auf Antwort zu warten: Im Kalender klicken Sie mehrere freie Zeitfenster an und entscheiden je Fenster, ob Sie es schon halten (Raum und Fachkraft sind geblockt) oder nur vorschlagen (blockt nichts) – oder alle, oder keines. Alles geht als EINE Mail mit einem Link raus. Das Amt wählt ohne Konto einen Termin aus; der wird verbindlich gehalten und alle übrigen werden im selben Moment wieder frei. Kein Nachfassen, keine Slots, die unnötig lange blockiert bleiben.
Ausgefallene Termine auf Knopfdruck ans Amt – mit Aktenzeichen. Ein eigener Reiter zeigt je Kind, wann die letzte Meldung rausging und mit wie vielen Ausfällen – und was seitdem dazugekommen ist. Genau das ist die Frage vor dem Melden, und sie war bisher nur durch Blättern in der Fallakte zu beantworten. Wer auf Stand ist, verschwindet nicht aus der Liste, sondern steht eingeklappt darunter: gemeldet und fehlt sehen sonst gleich aus.
Warum ein Termin nicht stattfand, steht im Dashboard über dem Namen – beim Überfahren und im Termin-Fenster: Einstufung, Grund und – wenn eine Abwesenheit dahintersteckt – ob Ferien, Krankheit oder was Sie eingetragen haben, mit Zeitraum von wann bis wann. Die Begründung ergänzen Sie mit einem Klick direkt dort – und genau dieser Text geht später in Ausfall-Meldung, Leistungsnachweis und Bericht.
Aus bestätigten Terminen: Rechnung + Leistungsnachweis, ZUGFeRD/X-Rechnung. Ein ganzer Monat auf einmal – erstellen, freigeben, drucken, herunterladen.
In der Fallakte steht, wie viele Fachleistungsstunden der Fall schon verbraucht hat, wie viele bereits terminiert sind und wie viele bis zum Budget bleiben – daneben dasselbe für die Elterngespräche. Gerechnet nach den Regeln der Abrechnung, mit dem bewilligten Kontingent des Jugendamts, sonst als Richtwert aus dem Fallplan. Rot, sobald das Budget überschritten ist; gelb, wenn schon die geplanten Termine darüber hinausgehen.
Alkohol-/Drogen-Check vor dem Umgang – gerichtsfest quittiert.
Beschlüsse & Atteste je Fall – Upload, Handy-Scan oder per E-Mail.
Post ohne Termin – Bescheide, Schreiben, Beschlüsse: mit einem Satz dazu abgelegt und im Volltext durchsuchbar.
Alle Beteiligten mit Telefon, E-Mail, Anschrift und Kontaktweg auf einem Reiter – inklusive Jugendamt. Nummern und Adressen sind anklickbar, also auch am Handy sofort nutzbar.
Datenblätter mit Ihrem Briefkopf zum Ausdrucken für Beteiligte.
Kein ungeprüfter Versand – erst sichten, dann senden. Mit „Jetzt senden" direkt beim Erstellen und einem Hinweis oben, solange etwas wartet.
Wer keine E-Mail-Adresse hat, wird angerufen – als eigener Arbeitskorb. Jeder Versuch dokumentiert: Zeitpunkt, Ergebnis, Notiz, Wiedervorlage.
Statt Mail-Flut EINE Nachricht: Beteiligte bekommen einen kurzen Hinweis aufs Portal – mehrere Änderungen ergeben eine Mail. Portal-Zugang auf Knopfdruck: Beteiligte anhaken, Zugangslink raus – Termine bleiben im Portal, nicht in der Mail. Jede Mailart einzeln steuerbar, Texte frei formulierbar, mit Ihrem Logo.
Berichtsentwurf pseudonymisiert vorformuliert (Zusatzpaket).
Formular jedes Amtes 1:1 nachbauen – Freitext & Ankreuzfelder.
Rollen und Verfügbarkeiten fallübergreifend – einmal setzen, überall.
Jede Berechtigung sieht genau ihren Ausschnitt. Die Buchhaltung etwa bedient Personal und Abrechnung vollständig, liest Fälle, Jugendämter und Team zum Nachschlagen – und schaut der Planung zu, ohne etwas ändern zu können: Fälle, Termine und Familien mit Stunden und Hilfezeitraum sind einsehbar, die Arbeitskörbe der Fachkräfte und deren persönlicher Bereich nicht. Zugänge anlegen und Rollen vergeben bleibt bei Administration und Leitung. Gesperrt ist nicht nur der Menüpunkt, sondern der Weg: Auch ein direkter Link führt nicht weiter, und jede verändernde Aktion wird abgewiesen.
Auf jeder Seite ein Knopf „Änderungen": Was fehlt, stört oder einfacher ginge, schreiben Sie dort auf – die Seite kommt automatisch mit. Wir antworten Ihnen im selben Fenster und per E-Mail, Sie können zurückschreiben, und jeder Wunsch trägt seinen Stand: Gelesen, Eingeplant, Umgesetzt. Kein Ticketsystem, kein Umweg.
Wer FamLoop nutzt – als Tagesleiste von 0 bis 24 Uhr: Team, Jugendamt und Beteiligte im Portal, mit Anwesenheitsdauer, aktuellem Bereich und Sprung in den Fall. Der gute Moment für den Rückruf, und die Antwort auf „ist der Zugang angekommen?".
Alle Fälle, Termine und Fachkräfte im Blick – mit klarer Dokumentation gegenüber den Auftraggebern.
Sehen nur ihre eigenen Termine, Berichte und Ausfallmeldungen – aufgeräumt und ohne Ablenkung.
Ausfälle schnell gemeldet, Verläufe sauber dokumentiert – und der Fallstand per Portal read-only einsehbar.
Trägerdaten eingeben, Wunsch-Kürzel wählen, AGB & Auftragsverarbeitung bestätigen – in wenigen Minuten.
Ihre eigene, abgeschottete Umgebung unter ihr-kürzel.famloop.de – Zugangsdaten kommen per E-Mail.
Anmelden, ersten Fall anlegen, Termine planen – famloop kümmert sich um Benachrichtigungen, Kalender und Doku.
Umgangsbegleitung arbeitet mit besonders schutzbedürftigen Daten von Kindern und Familien. famloop ist von Grund auf darauf ausgelegt.
Keine Vermischung – jeder Träger arbeitet in einer vollständig getrennten Umgebung, mit rollenbasiertem Zugriff.
Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist Teil der Anmeldung, mit dokumentierter Zustimmung.
Hosting und Datensicherung ausschließlich in deutschen Rechenzentren, verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS).
Fester Preis pro Träger – ohne Kosten pro Mitarbeiter. Monatlich kündbar, keine Einrichtungsgebühr.
Alle Preise netto pro Monat und Träger · fester Preis ohne Kosten pro Mitarbeiter · monatlich kündbar · größere Träger: individuelles Angebot
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