Wie funktioniert famloop?

Von der Registrierung bis zum fertigen Terminplan – famloop nimmt die Verwaltung ab, damit mehr Zeit für die eigentliche Arbeit bleibt.

In drei Schritten startklar

• 1. Registrieren. Träger legt kostenlos ein Konto an – jeder Träger erhält seine eigene, getrennte Umgebung unter kürzel.famloop.de.
• 2. Automatisches Setup. Grundstruktur, Rollen und Stammdaten werden angelegt; Fachkräfte, Räume und Fälle lassen sich sofort ergänzen.
• 3. Loslegen. Verfügbarkeiten hinterlegen – famloop schlägt passende Termine vor.

Was famloop im Alltag übernimmt

• Automatische Terminvorschläge aus den Verfügbarkeiten von Fachkräften, Räumen und Beteiligten – im gewünschten Rhythmus.
• Elterngespräche mitgedacht – famloop legt sie passend um den Umgang: bei getrennten Gesprächen das mit dem Umgangsnehmer davor und das mit dem Umgangsgeber währenddessen (mit klarer Frage, wer es übernimmt, wenn die Fachkraft im Umgang ist), gemeinsame Gespräche direkt im Anschluss.
• Planungsstand mit Serien-Check – eine Ampel zeigt pro Fall, bis wann er durchgeplant ist, und schreibt den Turnus vorausschauend fort: Wo die gewohnten Slots knapp werden, warnt famloop früh und schlägt Raumwechsel oder Vertretung gleich mit vor. So bleibt die Kontinuität laufender Fälle gesichert.
• Serien-Slots werden geschützt – plant man einen Fall weit voraus durch, hält famloop die erwarteten künftigen Termine der anderen laufenden Serien frei, damit kein Fall den anderen ihren gewohnten Wochentag und ihre Uhrzeit wegnimmt. Ganz ohne Zwang: freigehalten wird nur bei echter Konkurrenz um Raum oder Fachkraft, und wenn sonst kein Platz frei ist, wird trotzdem geplant.
• Fall- und Terminverwaltung mit Übersicht über Durchgeführtes, Geplantes und Nachholbedarf.
• Beteiligte informieren – Umgangsgeber und -nehmer erhalten ihre Termine per E-Mail samt Kalender-Anhang; nach einer Änderung lässt sich die aktuelle Übersicht mit einem Klick erneut senden. Ausgehende Mails laufen über den Postausgang: erst sichten und freigeben, dann versenden. Damit nichts liegen bleibt, lässt sich jede Mitteilung direkt beim Erstellen absenden, und solange etwas wartet, steht oben im Arbeitsbereich ein Hinweis mit „Alle senden".
• Anrufe mit Nachweis – wer keine E-Mail-Adresse hat, wird angerufen: famloop legt dafür einen eigenen Auftrag mit Rufnummer und dem durchzugebenden Text an. Jeder Versuch wird dokumentiert (Zeitpunkt, Ergebnis, Notiz), erfolglose eingeschlossen, mit Wiedervorlage oder „Rückruf abwarten" – so ist die Bemühung gegenüber Jugendamt und Gericht belegt.
• Abwesenheiten für Ferien, Urlaub oder Krankheit werden bei der Planung berücksichtigt.
• Urlaub beantragen und krank melden – Mitarbeitende sehen ihr Urlaubskonto und den eigenen Jahreskalender und stellen dort ihre Anträge. Urlaub, Sonderurlaub, Fortbildung und Krankheit laufen über ein Formular: Art wählen, den Zeitraum mit zwei Klicks im Kalender aufziehen, absenden – und noch vor dem Absenden steht da, wie viele Tage das kostet und wie viele danach noch frei sind. Die Freigabekette stellen Sie ein (erst Teamleitung, dann Verwaltung – oder ohne Freigabe); eingetragen wird der Urlaub erst, wenn die letzte Station zugestimmt hat. Eine Krankmeldung gilt sofort und informiert die Meldekette; die Bescheinigung kommt als PDF in die Personalakte.
• Vertretung regeln – „Abwesend melden", und famloop zeigt sofort die betroffenen Termine sowie die Kolleg:innen mit einer echten Verfügbarkeits-Ampel; angefragt und zugesagt wird pro Termin, in der App oder per E-Mail.
• Dokumentation je Termin durch die Fachkraft – mit eigenen, fachlich passenden Vorlagen für begleitete Umgänge und für Kennenlern-/Elterngespräche, als Grundlage für spätere Berichte.
• Berichte ans Jugendamt mit Prüf- und Freigabeschritt.
• Jugendamt-Portal – Fallzuständige sehen den Stand ihrer Fälle passwortlos read-only selbst ein; jeder Zugriff wird protokolliert.
• Aufnahme ohne Mail-Pingpong – das Jugendamt reserviert sich einen freien Platz selbst über einen Link (ganz ohne Konto). Aus der Zusage entsteht der Fall automatisch, und die Sachbearbeiterin verfolgt im Portal, wo die Aufnahme steht: Anfrage, Bestätigung, Kennenlerngespräch, Falldaten, Beginn, Terminserie – ohne nachfragen zu müssen. Umgekehrt kann das Amt im Portal jederzeit selbst prüfen, ob für einen weiteren Fall noch Kapazitäten frei sind, und sich eine passende Serie direkt vormerken.
• Kontroll-Auflagen (z. B. Alkohol-/Drogen-/Waffen-Check) vor dem Umgang.

famloop unterstützt organisatorische und dokumentierende Prozesse – die fachliche und pädagogische Entscheidung bleibt immer bei den zuständigen Fachkräften.

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Siehe auch: Über famloop · Richtlinien & Sicherheit